La finestra della Gestione  pagamenti ed incassi è suddivisa in tre passi:

Passo 1 - Ricerca

Il primo passo consente di ricercare le partite alle quali collegare i pagamenti o gli incassi che si desiderano registrare. La finestra si presenta suddivisa in due sezioni:

• Tipo partite
  In questa sezione è obbligatorio scegliere se si desiderano ricercare le partite per cliente o per fornitore, ed eventualmente è possibile specificare quali. Se non si inserisce nessun codice verranno ricercate le partite di tutti i clienti o tutti i fornitori.
• Assegni o contanti
  In questa sezione è possibile attivare la registrazione di un pagamento o incasso con assegno o contanti. Questa modalità ha la particolarità di creare un'unica registrazione con un movimento per ognuna delle partite selezionate, più un movimento nel conto della banca, la cassa o qualsiasi altro conto scelto dall'utente. Nel caso di pagamenti con assegno e quindi di un movimento nel conto di una banca, al termine della registrazione verrà visualizzata, se richiesto, la finestra per aggiornare il Conto corrente bancario collegato al conto della banca.
  La modalità assegno contanti viene attivata solo se si inserisce uno solo cliente e l'importo dell'assegno o i contanti.
• Archivio in cui ricercare le partite
  In questa sezione è possibile scegliere da quale archivio ricavare i dati per la registrazione dei pagamenti o gli incassi. A differenza delle versioni precedenti in cui era possibile ricavare i dati soltanto dalle registrazioni di prima nota già effettuate, adesso è possibile usare anche i dati dello scadenziario e della gestione effetti (quest'ultima solo se è attivato il modulo magazzino).

Passo 2 - Preparazione delle registrazioni

Se la ricerca ha dato esito positivo, si prosegue con la preparazione delle registrazioni che si desiderano effettuare.
Il programma visualizzerà l'elenco delle possibili registrazioni suggerendo tutti i dati della registrazione, compreso l'importo ed il numero della partita. L'utente ha ovviamente la possibilità di modificare tutti i dati ed di scegliere quali registrazioni effettuare realmente e quali ignorare.
Nella colonna Saldo finale della lista sarà possibile controllare il saldo della partita quando la registrazione verrà effettuata.

L'aspetto del ed il funzionamento di questo passo è leggermente diverso a seconda della scelta fatta nel passo 1 di registrare un assegno/contanti o meno. In entrambi i casi la modalità in cui ci si trova è descritta in un riquadro giallo posizionato in altro a destra nella finestra.

Nella modalità Assegno/contanti è possibile indicare, oltre ai dati della testata, anche la descrizione supplementare di ogni riga, la quale verrà riportata nel movimento di prima nota.

Nella modalità Normale la descrizione supplementare potrà essere inserita solo sulla testata e verrà automaticamente riportata in tutte le registrazioni che verranno effettuate, mentre sarà possibile specificare per ogni registrazione, la data di competenza e il sottoconto da movimentare.

Passo 3 - Generazione registrazioni di prima nota

In questo passo si conferma semplicemente la scrittura delle registrazioni così come sono state preparate nel passo precedente.

Nel caso della modalità Assegno/contanti al termine della registrazione verrà visualizzata la finestra per l'aggiornamento del conto corrente bancario se necessario.